Teilrechnung und Schlussrechnung – wann und wie?
12. Februar 2024 | 6 Min. Lesezeit
Bei größeren Projekten – ob Bau, Renovierung oder langfristige Dienstleistungen – ist es üblich, nicht erst am Ende die gesamte Summe in Rechnung zu stellen. Teilrechnungen sichern Ihre Liquidität und verteilen das Risiko. Doch wie erstellt man sie korrekt, und was muss die Schlussrechnung enthalten?
Was ist eine Teilrechnung?
Eine Teilrechnung ist eine eigenständige Rechnung über einen Teil der vereinbarten Gesamtleistung. Im Gegensatz zu einer Anzahlungsrechnung (Vorauszahlung vor Leistungserbringung) wird die Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen ausgestellt.
Jede Teilrechnung ist eine vollwertige Rechnung und muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten: Name und Adresse beider Parteien, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag und Umsatzsteuer.
Wann sind Teilrechnungen sinnvoll?
Teilrechnungen empfehlen sich besonders in folgenden Situationen:
- Bauprojekte: Rohbau, Innenausbau und Fertigstellung werden separat abgerechnet
- Langfristige Aufträge: Projekte, die sich über mehrere Monate erstrecken
- Hohe Materialkosten: Wenn Sie größere Mengen Material vorstrecken müssen
- Vereinbarung im Angebot: Wenn der Zahlungsplan bereits im Angebot festgelegt wurde
Für Handwerksbetriebe in Österreich sind Teilrechnungen besonders wichtig, weil sie verhindern, dass Sie monatelang auf Ihr Geld warten müssen.
So erstellen Sie eine korrekte Teilrechnung
Kennzeichnen Sie die Rechnung deutlich als Teilrechnung und geben Sie an, um welchen Teil es sich handelt (z. B. „1. Teilrechnung" oder „Teilrechnung für Rohbauarbeiten"). Beschreiben Sie genau, welche Leistungen abgerechnet werden.
Wichtig bei der Umsatzsteuer: Jede Teilrechnung muss die USt korrekt ausweisen. Es wird die Steuer auf den jeweiligen Teilbetrag berechnet – nicht auf die Gesamtsumme.
Die Schlussrechnung – der Abschluss des Projekts
Nach Abschluss aller Arbeiten stellen Sie die Schlussrechnung. Diese enthält die gesamte Leistung und den Gesamtbetrag – abzüglich aller bereits bezahlten Teilrechnungen.
Beispielrechnung
Angenommen, Sie renovieren ein Badezimmer für einen Gesamtpreis von 12.000 € netto:
- 1. Teilrechnung (Demontage & Rohinstallation): 4.000 € netto + 800 € USt = 4.800 € brutto
- 2. Teilrechnung (Fliesen & Sanitär): 5.000 € netto + 1.000 € USt = 6.000 € brutto
- Schlussrechnung: 12.000 € Gesamtleistung netto – 9.000 € bereits verrechnet = 3.000 € netto + 600 € USt = 3.600 € brutto
In der Schlussrechnung müssen alle vorherigen Teilrechnungen mit Rechnungsnummer und Betrag aufgelistet und abgezogen werden. So entsteht ein transparenter Überblick für Ihren Kunden und das Finanzamt.
Häufige Fehler vermeiden
- USt doppelt ausweisen: Achten Sie darauf, dass die Umsatzsteuer in der Schlussrechnung nur auf den Restbetrag berechnet wird
- Teilrechnungen nicht referenzieren: Listen Sie alle vorherigen Teilrechnungen in der Schlussrechnung auf
- Unklare Leistungsbeschreibung: Beschreiben Sie genau, welche Leistung zu welcher Teilrechnung gehört
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