Sammelrechnung und Lieferschein – so arbeiten Sie effizient
8. April 2025 | 5 Min. Lesezeit
Wer regelmäßig an denselben Kunden liefert, kennt das Problem: Für jede einzelne Lieferung eine eigene Rechnung zu schreiben, kostet Zeit und Nerven. Die Lösung heißt Sammelrechnung – kombiniert mit Lieferscheinen als Grundlage. Wie dieser Workflow funktioniert und worauf Sie achten müssen, erfahren Sie hier.
Was ist eine Sammelrechnung?
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Lieferungen oder Leistungen an denselben Kunden in einer einzigen Rechnung zusammen. Statt fünf einzelne Rechnungen im Monat zu schreiben, erstellen Sie am Monatsende eine Gesamtrechnung über alle erbrachten Leistungen.
Das ist in Österreich vollkommen zulässig, solange alle gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 11 UStG enthalten sind und die einzelnen Leistungen klar aufgeschlüsselt werden.
Wann ist eine Sammelrechnung sinnvoll?
Sammelrechnungen eignen sich besonders in folgenden Situationen:
- Stammkunden: Sie beliefern denselben Kunden regelmäßig (wöchentlich oder mehrmals im Monat).
- Regelmäßige Lieferungen: Ein Installateur liefert Material zu verschiedenen Baustellen desselben Bauträgers.
- Laufende Wartungsverträge: Ein Elektriker führt monatlich mehrere Wartungseinsätze beim selben Betrieb durch.
- Handwerker mit vielen Teileinsätzen: Ein Tischler arbeitet über mehrere Wochen an einem Projekt und möchte nicht nach jedem Teilschritt fakturieren.
Der Lieferschein als Basis
Damit eine Sammelrechnung funktioniert, brauchen Sie eine saubere Dokumentation der einzelnen Lieferungen. Genau dafür gibt es den Lieferschein. Er dokumentiert, was wann geliefert oder geleistet wurde, und dient als Nachweis für beide Seiten.
Pflichtangaben auf dem Lieferschein
Ein Lieferschein ist zwar kein steuerliches Dokument wie eine Rechnung, sollte aber folgende Angaben enthalten:
- Name und Adresse des Lieferanten
- Name und Adresse des Empfängers
- Datum der Lieferung oder Leistung
- Lieferscheinnummer (für die Zuordnung zur Sammelrechnung)
- Genaue Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
- Unterschrift des Empfängers (empfohlen, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben)
Tipp: Lassen Sie den Kunden den Lieferschein vor Ort unterschreiben. Das vermeidet spätere Diskussionen über den Umfang der Lieferung.
Der Workflow: Lieferschein, Sammelrechnung, Zahlung
So sieht ein effizienter Ablauf in der Praxis aus:
- Schritt 1 – Lieferschein erstellen: Bei jeder Lieferung oder jedem Einsatz erstellen Sie einen Lieferschein und lassen ihn vom Kunden bestätigen.
- Schritt 2 – Lieferscheine sammeln: Über den Abrechnungszeitraum (z. B. ein Monat) sammeln sich die Lieferscheine für einen Kunden.
- Schritt 3 – Sammelrechnung erstellen: Am Ende des Zeitraums fassen Sie alle Lieferscheine in einer Rechnung zusammen. Jeder Lieferschein wird als eigene Position mit Datum und Nummer aufgeführt.
- Schritt 4 – Rechnung versenden: Die Sammelrechnung wird per E-Mail oder Post an den Kunden gesendet.
- Schritt 5 – Zahlung verbuchen: Nach Eingang der Zahlung ordnen Sie diese der Sammelrechnung zu.
Vorteile der Sammelrechnung
- Weniger Rechnungen bedeuten weniger Verwaltungsaufwand
- Übersichtlicher für den Kunden – eine Rechnung statt vieler Einzelbelege
- Einfachere Buchhaltung und weniger offene Posten
- Professionelles Auftreten gegenüber Geschäftskunden
Sammelrechnungen digital erstellen
Mit einem digitalen Rechnungsprogramm wie volvi erstellen Sie Lieferscheine direkt am Smartphone oder Tablet – vor Ort beim Kunden. Am Monatsende wandeln Sie alle offenen Lieferscheine mit wenigen Klicks in eine Sammelrechnung um. Das spart Zeit und verhindert Fehler.
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