Registrierkassenpflicht in Österreich – wer braucht eine Kasse?
Veröffentlicht am 13. November 2023
Die Registrierkassenpflicht sorgt bei vielen österreichischen Unternehmern für Unsicherheit: Ab wann brauche ich eine Registrierkasse? Was zählt als Barumsatz? Und welche technischen Anforderungen muss die Kasse erfüllen? In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Registrierkassenpflicht in Österreich – verständlich und praxisnah.
Wann gilt die Registrierkassenpflicht?
Die Registrierkassenpflicht in Österreich wird durch zwei Umsatzgrenzen bestimmt. Beide Grenzen müssen überschritten werden, damit die Pflicht eintritt:
- 15.000 € Jahresumsatz (brutto) – der gesamte Jahresumsatz Ihres Unternehmens
- 7.500 € Barumsatz pro Jahr (brutto) – nur die Umsätze, die bar oder bargeldähnlich bezahlt werden
Wichtig: Beide Grenzen beziehen sich auf Bruttobeträge (also inklusive Umsatzsteuer). Erst wenn Sie beide Grenzen überschreiten, sind Sie zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet.
Beispiel: Ein Elektriker hat einen Jahresumsatz von 80.000 € brutto, aber nur 5.000 € davon werden bar bezahlt. In diesem Fall besteht keine Registrierkassenpflicht, da die Barumsatzgrenze von 7.500 € nicht überschritten wird.
Was zählt als Barumsatz?
Der Begriff „Barumsatz" ist weiter gefasst, als viele Unternehmer denken. Als Barzahlung gilt nicht nur die Zahlung mit Bargeld, sondern auch:
- Zahlung mit Bargeld (Münzen und Scheine)
- Zahlung mit Bankomatkarte (Debitkarte)
- Zahlung mit Kreditkarte
- Zahlung mit Gutscheinen und Bons
- Andere bargeldähnliche Zahlungsmittel (z. B. Prepaid-Karten)
Nicht als Barumsatz gelten: Überweisungen (Banküberweisung, Online-Banking) und Lastschriften. Wenn Ihre Kunden ausschließlich per Überweisung zahlen, fallen Sie in der Regel nicht unter die Registrierkassenpflicht.
Technische Anforderungen: RKSV und Sicherheitseinrichtung
Wenn Sie eine Registrierkasse benötigen, muss diese bestimmte technische Anforderungen erfüllen. Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) schreibt vor:
- Manipulationsschutz: Jeder Beleg muss mit einer elektronischen Signatur versehen werden
- Sicherheitseinrichtung: Die Kasse muss über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus einer Signaturerstellungseinheit und einem Registrierkassen-Zertifikat besteht
- Datenerfassungsprotokoll (DEP): Alle Belege müssen in einem revisionssicheren Datenerfassungsprotokoll gespeichert werden
- Belegerteilungspflicht: Sie müssen jedem Kunden einen Beleg ausstellen – der Kunde muss diesen aber nicht annehmen
- QR-Code: Jeder Beleg muss einen maschinenlesbaren Code (QR-Code) für die Finanzverwaltung enthalten
Die Registrierkasse muss bei FinanzOnline angemeldet werden. Außerdem müssen Sie zu Beginn einen Startbeleg und am Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresbeleg erstellen und prüfen.
Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht
Es gibt einige Ausnahmen, bei denen trotz Überschreitung der Grenzen keine Registrierkassenpflicht besteht:
- Umsätze im Freien (Kalte-Hände-Regelung): Unternehmer, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Straßen und Plätzen Umsätze tätigen (z. B. Marktstandler), sind bis zu einem Nettoumsatz von 30.000 € von der Registrierkassenpflicht befreit
- Automatenverkauf: Für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten mit einem Einzelumsatz bis 20 € gelten vereinfachte Regelungen
- Onlinehandel: Wenn ausschließlich über Distanzgeschäfte verkauft wird und die Zahlung per Überweisung erfolgt
Was passiert bei einem Verstoß?
Ein Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht ist eine Finanzordnungswidrigkeit. Das Finanzamt kann Strafen von bis zu 5.000 € verhängen. Bei wiederholten Verstößen können die Strafen noch höher ausfallen. Außerdem kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen, wenn Umsätze nicht ordnungsgemäß erfasst wurden – das kann teuer werden.
Tipp: Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine Registrierkasse benötigen, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Eine freiwillige Nutzung ist natürlich jederzeit möglich und kann die Buchhaltung vereinfachen.
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