Rechnungsprogramm vs. Word & Excel: Was ist besser?
16. März 2026 | 6 Min. Lesezeit
Viele Handwerker und Kleinunternehmer erstellen ihre Rechnungen noch in Word oder Excel. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Wir vergleichen ehrlich: Wann reichen Word und Excel, und wann lohnt sich ein Rechnungsprogramm?
Rechnungen in Word und Excel: Die Vorteile
Seien wir ehrlich – Word und Excel haben durchaus ihre Berechtigung, besonders am Anfang:
- Kostenlos (wenn Sie Office ohnehin haben)
- Flexibel – Sie gestalten die Rechnung genau so, wie Sie möchten
- Vertraut – die meisten kennen Word und Excel bereits
- Kein Einarbeitungsaufwand – Sie können sofort loslegen
Für Unternehmer, die nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben und keine komplexen Anforderungen haben, kann das ausreichen.
Die Nachteile von Word und Excel
Mit steigender Auftragszahl zeigen sich jedoch schnell die Schwächen:
- Keine automatische Nummerierung – Sie müssen selbst darauf achten, dass Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos sind. Ein Fehler kann bei der Betriebsprüfung teuer werden.
- Fehleranfällig – Formeln in Excel können überschrieben werden, Tippfehler schleichen sich ein, Umsatzsteuer wird falsch berechnet.
- Keine Kundenverwaltung – Sie tippen bei jeder Rechnung die Kundendaten neu ein oder suchen sie mühsam heraus.
- Kein Überblick – Welche Rechnungen sind offen? Wie hoch war der Umsatz im letzten Quartal? Das erfahren Sie nur durch manuelles Zusammenrechnen.
- Keine gesetzliche Sicherheit – Word und Excel prüfen nicht, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.
- Kein PDF-Archiv – Sie müssen sich selbst um die GoBD-konforme Archivierung kümmern.
Was ein Rechnungsprogramm besser macht
Ein professionelles Rechnungsprogramm löst genau diese Probleme:
- Automatische Rechnungsnummern – fortlaufend, lückenlos, rechtskonform
- Kundendatenbank – einmal anlegen, immer wieder verwenden
- Pflichtangaben automatisch – UID-Nummer, Steuersatz, Leistungszeitraum werden automatisch eingefügt
- Umsatzübersicht – auf einen Blick sehen, was offen ist und was bezahlt wurde
- Angebote in Rechnungen umwandeln – mit einem Klick
- PDF-Versand per E-Mail – direkt aus dem Programm
- Vorbereitung für die UVA – Umsätze nach Zeitraum und Steuersatz auswerten
Die Nachteile eines Rechnungsprogramms
Auch hier gibt es Punkte, die man bedenken sollte:
- Monatliche Kosten – je nach Anbieter zwischen 5 und 30 € pro Monat
- Einarbeitung – Sie müssen sich mit der Software vertraut machen
- Abhängigkeit – Ihre Daten liegen beim Anbieter (achten Sie auf österreichisches Hosting und Exportfunktionen)
Für wen was passt
Word/Excel reicht, wenn Sie:
- Weniger als 5 Rechnungen pro Monat schreiben
- Nur wenige Stammkunden haben
- Keine UVA abgeben müssen (z. B. als Kleinunternehmer)
- Sich mit Buchhaltungsgrundlagen gut auskennen
Ein Rechnungsprogramm lohnt sich, wenn Sie:
- Regelmäßig Rechnungen und Angebote schreiben
- Den Überblick über offene Rechnungen behalten möchten
- Zeit sparen wollen (und Zeit ist Geld)
- Gesetzliche Anforderungen sicher erfüllen möchten
- Ihren Steuerberater mit sauberen Auswertungen unterstützen wollen
Unser Tipp: Probieren Sie ein Rechnungsprogramm einfach aus. Die meisten Anbieter – volvi eingeschlossen – bieten eine kostenlose Testphase. So können Sie ohne Risiko feststellen, ob sich der Umstieg für Sie lohnt.
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