Rechnungsnummern richtig vergeben – was das Gesetz vorschreibt
15. Januar 2024 | 5 Min. Lesezeit
Eine korrekte Rechnungsnummer ist in Österreich gesetzliche Pflicht. Doch was bedeutet „fortlaufend", darf man Nummernkreise verwenden, und was passiert bei Lücken? Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Regeln und zeigt Ihnen, wie Sie Fehler vermeiden.
Warum ist die Rechnungsnummer so wichtig?
Gemäß § 11 Abs. 1 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Die Rechnungsnummer dient dem Finanzamt dazu, Rechnungen eindeutig zuzuordnen und Doppelausstellungen oder Manipulationen zu erkennen.
Für Unternehmer in Österreich bedeutet das: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vorkommen. Eine doppelte Vergabe kann bei einer Betriebsprüfung zu unangenehmen Rückfragen führen.
Was bedeutet „fortlaufend"?
Fortlaufend heißt nicht zwingend, dass die Nummern lückenlos aufeinander folgen müssen. Es bedeutet vielmehr, dass ein nachvollziehbares System erkennbar sein muss. Kleine Lücken – etwa durch stornierte Rechnungen – sind grundsätzlich zulässig, solange Sie den Grund dokumentieren können.
Allerdings sollten Sie größere Sprünge (z. B. von Rechnung 15 auf Rechnung 200) vermeiden. Das Finanzamt könnte vermuten, dass Einnahmen nicht erfasst wurden.
Nummernkreise sind erlaubt
Das Gesetz erlaubt ausdrücklich die Verwendung von mehreren Nummernkreisen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie:
- Verschiedene Geschäftsbereiche haben (z. B. Handel und Dienstleistung)
- Mehrere Standorte oder Filialen betreiben
- Rechnungen nach Jahreszahl trennen möchten
Wichtig ist nur, dass innerhalb jedes Nummernkreises die Nummern fortlaufend und einmalig vergeben werden.
Beispiele für gute Nummerierungssysteme
Bewährt haben sich Systeme, die das Jahr und eine fortlaufende Nummer kombinieren:
- RE-2024-001, RE-2024-002, RE-2024-003 – Klassisches System mit Jahreszahl
- 2024/0001, 2024/0002 – Kompakt mit Schrägstrich
- DL-2024-001 (Dienstleistung) und HD-2024-001 (Handel) – Getrennte Nummernkreise
Der Vorteil eines Jahrespräfixes: Sie beginnen jedes Jahr mit einer neuen Zählung, ohne gegen das Gesetz zu verstoßen. So bleiben Ihre Nummern übersichtlich und kurz.
Was passiert bei Fehlern?
Haben Sie eine Rechnungsnummer versehentlich doppelt vergeben oder eine Rechnung mit falscher Nummer ausgestellt, sollten Sie diese stornieren und eine neue Rechnung mit korrekter Nummer ausstellen. Eine nachträgliche Änderung der Rechnungsnummer auf einem bereits versendeten Dokument ist nicht zulässig.
Dokumentieren Sie jede Stornierung sauber – idealerweise mit einer eigenen Stornorechnung, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
Automatische Vergabe spart Zeit und Fehler
Das manuelle Vergeben von Rechnungsnummern in Excel oder Word ist fehleranfällig. Ein professionelles Rechnungsprogramm wie volvi vergibt Nummern automatisch fortlaufend und stellt sicher, dass keine Nummer doppelt verwendet wird. Sie können Ihr bevorzugtes Nummernformat einstellen und sich auf die Arbeit konzentrieren, statt über Nummern nachzudenken.
Gerade für Handwerker und Kleinunternehmer, die täglich mehrere Rechnungen schreiben, ist die automatische Vergabe eine enorme Erleichterung und schützt vor Problemen bei der nächsten Steuerprüfung.
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