Rechnungen per E-Mail senden – ist das erlaubt?
15. Juli 2024 | 5 Min. Lesezeit
Viele Unternehmer in Österreich fragen sich: Darf ich meine Rechnungen einfach per E-Mail verschicken? Die kurze Antwort lautet: Ja, das ist erlaubt – und sogar empfehlenswert. In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten und worauf Sie achten müssen.
Rechtliche Grundlage in Österreich
Gemäß dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (UStG) sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Das bedeutet: Eine Rechnung, die Sie per E-Mail versenden, ist genauso gültig wie eine gedruckte Rechnung, die Sie per Post verschicken. Diese Regelung gilt bereits seit 2013 und wurde seitdem nicht geändert.
Der Gesetzgeber verlangt allerdings, dass zwei zentrale Anforderungen erfüllt werden:
- Echtheit der Herkunft: Der Empfänger muss nachvollziehen können, wer die Rechnung ausgestellt hat. Das bedeutet, die Rechnung muss eindeutig Ihrem Unternehmen zugeordnet werden können.
- Unversehrtheit des Inhalts: Der Rechnungsinhalt darf nach dem Versand nicht verändert worden sein. Eine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung in der Regel, da sie nicht ohne Weiteres bearbeitet werden kann.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist in Österreich nicht mehr verpflichtend. Es genügt ein sogenanntes innerbetriebliches Steuerungsverfahren – also ein nachvollziehbarer Prozess, der sicherstellt, dass Rechnungen korrekt erstellt und versendet werden.
PDF als Standardformat
Das PDF-Format hat sich als Standard für elektronische Rechnungen etabliert – und das aus gutem Grund:
- PDF-Dateien können auf jedem Gerät geöffnet werden
- Der Inhalt ist vor versehentlicher Bearbeitung geschützt
- Das Layout bleibt auf jedem Bildschirm gleich
- Die Dateigröße ist in der Regel sehr gering
- PDFs können langfristig archiviert werden
Wichtig: Versenden Sie Rechnungen immer als PDF-Anhang und nicht direkt im E-Mail-Text. Eine Rechnung im E-Mail-Body erfüllt zwar theoretisch die gesetzlichen Anforderungen, ist aber für die Archivierung unpraktisch und wirkt wenig professionell.
Welche Formate sind noch erlaubt?
Neben PDF sind grundsätzlich auch andere elektronische Formate zulässig, etwa XML-basierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Für kleine und mittlere Unternehmen in Österreich ist das PDF-Format jedoch die einfachste und am weitesten verbreitete Lösung.
Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre in Originalform
Elektronische Rechnungen müssen in Österreich gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden – und zwar in genau der Form, in der sie versendet oder empfangen wurden.
Das bedeutet konkret:
- Eine per E-Mail versendete Rechnung muss digital archiviert werden
- Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus
- Die E-Mail selbst sollte ebenfalls aufbewahrt werden, da sie als Nachweis des Versands dient
- Die Dateien müssen jederzeit lesbar und vollständig abrufbar sein
Ein Rechnungsprogramm wie volvi archiviert alle Rechnungen automatisch und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand.
Vorteile des E-Mail-Versands
Der Versand von Rechnungen per E-Mail bietet gegenüber dem Postweg zahlreiche Vorteile:
Schnelligkeit
Ihre Rechnung kommt innerhalb von Sekunden beim Kunden an – nicht erst nach 2-3 Werktagen. Das beschleunigt den gesamten Zahlungsprozess und verbessert Ihre Liquidität.
Kostenersparnis
Sie sparen Papier, Druckertinte, Kuverts und Porto. Bei einem Unternehmen, das monatlich 50 Rechnungen verschickt, ergibt sich eine Ersparnis von rund 600 Euro pro Jahr allein an Portokosten.
Umweltfreundlichkeit
Weniger Papierverbrauch, kein Transport durch die Post – der elektronische Versand ist deutlich umweltfreundlicher als der klassische Postweg.
Bessere Organisation
Digitale Rechnungen lassen sich einfacher suchen, filtern und verwalten als Papierbelege. Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Dokumente – auch unterwegs.
Eigener SMTP-Server für professionelles Erscheinungsbild
Wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden, sollten diese idealerweise von Ihrer eigenen Firmen-E-Mail-Adresse kommen – also z.B. rechnung@ihrfirma.at statt von einer generischen Adresse eines Rechnungsprogramms.
Durch die Einrichtung eines eigenen SMTP-Servers in Ihrem Rechnungsprogramm erreichen Sie:
- Professionelles Auftreten: E-Mails kommen direkt von Ihrer Firmenadresse
- Bessere Zustellbarkeit: E-Mails landen seltener im Spam-Ordner
- Einheitliches Branding: Ihr Firmenname erscheint als Absender
- Direkte Antworten: Kundenrückfragen kommen direkt in Ihrem Postfach an
In volvi können Sie Ihren eigenen SMTP-Server mit wenigen Klicks hinterlegen und so alle Rechnungen direkt über Ihre Firmenadresse versenden.
Tipps für Betreffzeile und E-Mail-Text
Damit Ihre Rechnung sofort erkannt und nicht übersehen wird, sollten Sie auf eine klare Betreffzeile und einen professionellen E-Mail-Text achten.
Die perfekte Betreffzeile
Eine gute Betreffzeile enthält die wichtigsten Informationen auf einen Blick:
- Gut: „Rechnung Nr. 2024-0042 – Malerarbeiten Wohnung Müller"
- Gut: „Rechnung RE-2024-0042 vom 15.07.2024"
- Schlecht: „Rechnung" (zu ungenau)
- Schlecht: „Bitte bezahlen!!!" (unprofessionell)
Formulierung des E-Mail-Textes
Halten Sie den E-Mail-Text kurz und freundlich. Ein bewährtes Muster:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
anbei erhalten Sie die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] € für [Leistung].
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Fälligkeitsdatum] auf das angegebene Konto.
Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]"
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