Pflichtangaben auf der Rechnung: Der vollständige Leitfaden

Die 11 Pflichtangaben auf jeder Rechnung

Gemäß § 11 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss jede Rechnung in Österreich folgende Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers – Ihr vollständiger Firmenname und Ihre Geschäftsadresse, wie beim Finanzamt gemeldet.
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers – Der vollständige Name und die Adresse Ihres Kunden.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung – Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer – Eine einmalige, fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifikation. Lücken oder Doppelungen sind nicht zulässig.
5. UID-Nummer des Ausstellers – Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Pflicht bei Rechnungen über 400 € brutto).
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung – Was wurde geliefert oder geleistet? Die Beschreibung muss so genau sein, dass die Leistung nachvollziehbar ist.
7. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung – Wann wurde die Leistung erbracht bzw. die Lieferung ausgeführt?
8. Nettobetrag – Der Entgeltbetrag ohne Umsatzsteuer.
9. Umsatzsteuersatz – In Österreich meist 20 %, ermäßigt 10 % oder 13 %.
10. Umsatzsteuerbetrag – Der auf den Nettobetrag entfallende Steuerbetrag in Euro.
11. Bruttobetrag – Die Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer.

Sonderfall: Kleinunternehmerregelung

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG, Jahresumsatz bis 35.000 € netto), stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Anstelle des Steuersatzes und -betrags muss folgender Hinweis auf der Rechnung stehen:

„Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG"

Achtung: Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie diese dem Finanzamt – auch wenn Sie als Kleinunternehmer eigentlich befreit wären.

Checkliste: Rechnung vor dem Versand prüfen

Gehen Sie vor jedem Rechnungsversand diese Punkte durch:

• Stimmen Name und Adresse von Aussteller und Empfänger?
• Ist das Rechnungsdatum korrekt?
• Ist die Rechnungsnummer fortlaufend und einmalig?
• Ist die Leistungsbeschreibung aussagekräftig genug?
• Stimmt der Leistungszeitraum?
• Sind Netto, USt-Satz, USt-Betrag und Brutto korrekt berechnet?
• Ist die UID-Nummer angegeben (ab 400 € brutto)?
• Bei B2B über 10.000 €: Ist die UID des Kunden angegeben?

Ein professionelles Rechnungsprogramm wie volvi prüft diese Angaben automatisch und verhindert, dass unvollständige Rechnungen versendet werden.