Mahnung schreiben: So fordern Sie höflich aber bestimmt
06. Mai 2024 | 7 Min. Lesezeit
Unbezahlte Rechnungen sind ärgerlich – besonders für kleine Betriebe, die auf jeden Euro angewiesen sind. Doch wie mahnt man richtig, ohne die Geschäftsbeziehung zu ruinieren? Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die einzelnen Mahnstufen, rechtliche Grundlagen und gibt Mustertexte für jede Stufe.
Wann dürfen Sie mahnen?
Sie dürfen mahnen, sobald die vereinbarte Zahlungsfrist abgelaufen ist. Wurde kein Zahlungsziel festgelegt, gilt die gesetzliche Frist: Gemäß § 907a ABGB wird eine Geldschuld am Wohnsitz des Gläubigers fällig, und der Schuldner gerät 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug – sofern kein anderes Zahlungsziel vereinbart wurde.
Im B2B-Bereich ist es üblich, Zahlungsziele von 14 oder 30 Tagen zu vereinbaren. Warten Sie nach Ablauf noch 2–3 Tage, bevor Sie die erste Erinnerung senden – manchmal verzögern sich Überweisungen durch Banklaufzeiten.
Die Mahnstufen im Überblick
Zahlungserinnerung (freundlich)
Die erste Stufe ist keine formelle Mahnung, sondern eine höfliche Erinnerung. Vielleicht hat Ihr Kunde die Rechnung einfach übersehen.
Mustertext: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], bei der Durchsicht unserer Konten ist uns aufgefallen, dass die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € noch offen ist. Möglicherweise haben Sie die Zahlung bereits veranlasst – in diesem Fall betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Andernfalls bitten wir Sie, den Betrag bis zum [neues Datum] zu überweisen."
1. Mahnung (bestimmt)
Reagiert der Kunde nicht, folgt nach weiteren 7–14 Tagen die erste offizielle Mahnung. Hier wird der Ton sachlicher.
Mustertext: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], leider konnten wir trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] keinen Zahlungseingang für die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] € feststellen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens [Datum] auf unser Konto zu überweisen."
2. Mahnung (eindringlich)
Hier dürfen Sie erstmals Mahngebühren und Verzugszinsen ankündigen oder verrechnen.
Mustertext: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], trotz mehrfacher Aufforderung ist die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] € weiterhin unbezahlt. Wir fordern Sie auf, den Betrag zuzüglich [Mahngebühr] € Mahngebühren bis zum [Datum] zu begleichen. Bei weiterem Zahlungsverzug behalten wir uns vor, Verzugszinsen geltend zu machen und rechtliche Schritte einzuleiten."
Letzte Mahnung (vor Inkasso)
Die letzte Mahnung ist Ihre finale Warnung vor dem Einschalten eines Inkassobüros oder Rechtsanwalts. Setzen Sie eine klare, letzte Frist.
Mustertext: „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], trotz mehrmaliger Aufforderung ist der Betrag von [Betrag] € aus der Rechnung Nr. [Nummer] nach wie vor offen. Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Frist bis zum [Datum]. Sollte der Betrag bis dahin nicht auf unserem Konto eingegangen sein, sehen wir uns gezwungen, die Forderung an ein Inkassobüro zu übergeben bzw. gerichtlich geltend zu machen. Die daraus entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten."
Mahngebühren und Verzugszinsen
In Österreich dürfen Sie angemessene Mahngebühren verrechnen, die Ihren tatsächlichen Aufwand decken. Üblich sind Beträge zwischen 5 € und 20 € pro Mahnung. Überhöhte Mahngebühren können jedoch als sittenwidrig angefochten werden.
Bei Verzugszinsen gilt gemäß § 456 UGB im B2B-Bereich der gesetzliche Zinssatz von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Im B2C-Bereich (Konsumenten) liegt der Verzugszinssatz bei 4 % p.a., sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Inkasso als letzter Schritt
Wenn auch die letzte Mahnung erfolglos bleibt, können Sie die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Das gerichtliche Mahnverfahren kann in Österreich online über die Justiz-Plattform eingeleitet werden und ist bei Forderungen bis 75.000 € möglich.
Bedenken Sie: Inkasso und Gerichtsverfahren kosten Zeit und Geld. Oft lohnt es sich, vorher das persönliche Gespräch zu suchen – vielleicht steckt Ihr Kunde selbst in einer schwierigen Lage und eine Ratenzahlung wäre eine Lösung für beide Seiten.
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