Lagerverwaltung für Handwerker: Materialkosten im Griff
20. August 2024 | 6 Min. Lesezeit
Fehlende Schrauben auf der Baustelle, doppelt bestelltes Material im Lager, unklare Materialkosten bei der Kalkulation – viele Handwerksbetriebe kämpfen mit denselben Problemen. Eine durchdachte Lagerverwaltung schafft Ordnung und spart bares Geld.
Warum Lagerverwaltung für Handwerker so wichtig ist
Im Handwerk ist Material ein wesentlicher Kostenfaktor. Je nach Gewerk machen Materialkosten zwischen 30 und 60 Prozent des Gesamtauftrags aus. Wer hier den Überblick verliert, verschenkt schnell bares Geld.
Eine gute Lagerverwaltung hilft Ihnen dabei:
- Materialkosten exakt zu kalkulieren – Sie wissen immer, was ein Artikel kostet und wie viel Sie davon verbrauchen
- Engpässe zu vermeiden – Sie sehen rechtzeitig, wenn ein Artikel zur Neige geht
- Überbestände zu reduzieren – gebundenes Kapital im Lager ist totes Kapital
- Bestellungen zu optimieren – Sie bestellen gezielt statt auf Verdacht
- Preise zu vergleichen – Sie sehen auf einen Blick, bei welchem Lieferanten Sie den besten Preis erhalten
Typische Probleme ohne Lagerverwaltung
Die meisten Handwerksbetriebe kennen diese Situationen nur zu gut:
Problem 1: Fehlendes Material auf der Baustelle
Der Monteur steht auf der Baustelle und stellt fest, dass die benötigten Fittings nicht im Fahrzeug sind. Also fährt er zurück ins Lager oder zum Baumarkt – und verliert wertvolle Arbeitszeit. Bei einem Stundensatz von 60 bis 80 Euro kostet jede verlorene Stunde richtig Geld.
Problem 2: Überbestand und totes Kapital
Im Lager stapeln sich Materialien, die vor Monaten bestellt wurden, aber nie verbaut wurden. Das bindet Kapital und nimmt wertvollen Platz weg. Besonders ärgerlich: Manche Materialien haben ein Ablaufdatum oder veralten technisch.
Problem 3: Unklare Materialkosten
Ohne systematische Erfassung wissen Sie nicht genau, wie viel Material für einen bestimmten Auftrag verbraucht wurde. Das macht eine exakte Nachkalkulation unmöglich – und Sie können Ihre Preise nicht sinnvoll anpassen.
Problem 4: Doppelbestellungen
Wenn mehrere Mitarbeiter unabhängig voneinander Material bestellen, kommt es regelmäßig zu Doppelbestellungen. Das treibt die Kosten unnötig in die Höhe.
Digitale vs. manuelle Lagerverwaltung
Viele Handwerksbetriebe verwalten ihr Lager noch manuell – mit Strichlisten, Excel-Tabellen oder einfach aus dem Kopf. Das funktioniert vielleicht bei einem Ein-Mann-Betrieb, stößt aber schnell an Grenzen:
| Kriterium | Manuell / Excel | Digitale Lagerverwaltung |
|---|---|---|
| Aktualität | Oft veraltet | Immer aktuell |
| Fehleranfälligkeit | Hoch (Tippfehler, vergessene Einträge) | Gering (automatische Buchung) |
| Zugriff unterwegs | Nicht möglich | Von überall per App/Browser |
| Zeitaufwand | Hoch | Minimal |
| Auswertungen | Manuell erstellen | Per Knopfdruck |
Automatische Buchung bei Rechnungserstellung
Ein besonders praktisches Feature moderner Lagerverwaltungssysteme ist die automatische Lagerbuchung bei der Rechnungserstellung. Das funktioniert so:
- Sie erstellen eine Rechnung für einen Kunden
- Die auf der Rechnung aufgeführten Materialien werden automatisch vom Lagerbestand abgezogen
- Der aktuelle Bestand wird sofort aktualisiert
- Bei Unterschreitung eines Mindestbestands erhalten Sie eine Warnung
Damit entfällt das manuelle Nachtragen der verbrauchten Materialien komplett. Sie sparen Zeit und vermeiden Fehler.
Inventur vereinfachen
Die jährliche Inventur ist für viele Handwerker ein lästiges Thema. Mit einer digitalen Lagerverwaltung wird sie deutlich einfacher:
- Sie haben jederzeit einen Soll-Bestand, den Sie mit dem tatsächlichen Bestand abgleichen können
- Abweichungen werden sofort sichtbar
- Die Dokumentation für das Finanzamt ist automatisch erstellt
- Sie können die Inventur in Etappen durchführen, statt alles an einem Tag zählen zu müssen
Lieferantenbestellungen optimieren
Mit einer systematischen Lagerverwaltung können Sie Ihre Bestellungen bei Lieferanten deutlich besser planen:
- Mindestbestände definieren: Legen Sie für jeden Artikel einen Mindestbestand fest. Wird dieser unterschritten, werden Sie automatisch benachrichtigt.
- Bestellhistorie nutzen: Sehen Sie auf einen Blick, wann Sie zuletzt bestellt haben und zu welchem Preis.
- Lieferanten vergleichen: Hinterlegen Sie für jeden Artikel mehrere Lieferanten mit ihren Preisen.
- Sammelbestellungen: Bündeln Sie Bestellungen, um bessere Konditionen zu erhalten.
Erfahren Sie mehr darüber, wie die Lagerverwaltung von volvi Ihren Handwerksbetrieb unterstützen kann.
Praxistipps für die Einführung
Sie möchten eine digitale Lagerverwaltung einführen? Dann beachten Sie diese Tipps:
- Klein anfangen: Erfassen Sie zunächst nur die wichtigsten Artikel – also jene, die Sie regelmäßig verwenden und die einen hohen Wert haben.
- Mitarbeiter einbinden: Erklären Sie Ihrem Team, warum die Lagerverwaltung wichtig ist und wie sie funktioniert.
- Konsequent pflegen: Eine Lagerverwaltung funktioniert nur, wenn alle Zu- und Abgänge konsequent erfasst werden.
- Regelmäßig prüfen: Gleichen Sie den digitalen Bestand regelmäßig mit dem tatsächlichen Bestand ab.
- Bestände optimieren: Analysieren Sie nach einigen Monaten, welche Artikel Sie häufig brauchen und welche nur selten – und passen Sie Ihre Bestände entsprechend an.
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