Jahresabschluss für Handwerker: Checkliste zum Jahresende

Veröffentlicht am 4. Dezember 2023

Das Jahresende naht – und damit die Zeit, in der Handwerker und Kleinunternehmer ihre Bücher in Ordnung bringen müssen. Damit Sie entspannt ins neue Jahr starten können, haben wir eine praktische Checkliste zusammengestellt. Punkt für Punkt können Sie so sicherstellen, dass nichts vergessen wird und Ihre Buchhaltung bereit ist für den Jahresabschluss und die Steuererklärung.

Jahresabschluss Checkliste für Handwerker

✓ Offene Rechnungen prüfen

Gehen Sie alle ausgestellten Rechnungen des Jahres durch und prüfen Sie, welche noch nicht bezahlt wurden. Offene Forderungen zum Jahresende müssen in der Buchhaltung korrekt erfasst werden. Erstellen Sie eine Liste aller offenen Posten mit Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum.

Tipp: In volvi sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind – gefiltert nach Datum und Status.

✓ Mahnungen verschicken

Für alle überfälligen Rechnungen sollten Sie noch vor dem Jahresende Mahnungen versenden. Je länger eine Rechnung offen bleibt, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung. Verschicken Sie mindestens eine freundliche Zahlungserinnerung – bei längerer Überfälligkeit auch eine formelle Mahnung mit angemessener Fristsetzung.

  • 1. Mahnung: Freundliche Zahlungserinnerung, 7–14 Tage nach Fälligkeit
  • 2. Mahnung: Deutlicherer Ton, Hinweis auf Verzugszinsen, weitere 14 Tage Frist
  • 3. Mahnung: Letzte Mahnung mit Androhung rechtlicher Schritte

✓ Inventur durchführen

Wenn Sie mit Waren oder Material arbeiten, müssen Sie zum Jahresende eine Inventur durchführen. Erfassen Sie alle Bestände an Rohstoffen, Halbfertigprodukten und fertigen Waren. Die Inventurliste dient als Grundlage für die Bewertung des Umlaufvermögens in der Bilanz.

  • Alle Lagerbestände zählen und bewerten
  • Beschädigte oder veraltete Ware gesondert erfassen
  • Inventurliste datieren und unterschreiben
  • Gegebenenfalls Fotos als Nachweis anfertigen

✓ Belege sortieren und ablegen

Alle Belege des Geschäftsjahres müssen vollständig und geordnet vorliegen. In Österreich gilt eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren für Geschäftsunterlagen. Sortieren Sie Ihre Belege chronologisch und stellen Sie sicher, dass keine Lücken bestehen:

  • Eingangsrechnungen (Einkäufe, Lieferanten)
  • Ausgangsrechnungen (Ihre eigenen Rechnungen)
  • Bankbelege und Kontoauszüge
  • Kassenbelege und Barquittungen
  • Reisekosten- und Fahrtenbuch-Belege
  • Verträge und Auftragsbestätigungen

✓ UVA und Steuererklärung vorbereiten

Prüfen Sie, ob alle Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) des Jahres korrekt und fristgerecht eingereicht wurden. Vergleichen Sie Ihre UVA-Meldungen mit den tatsächlichen Umsätzen und Vorsteuerbeträgen. Bereiten Sie die Unterlagen für die Jahres-Umsatzsteuererklärung und die Einkommensteuererklärung vor.

  • Alle UVA-Meldungen auf Vollständigkeit prüfen
  • Umsätze und Vorsteuern abgleichen
  • Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten
  • Fristen für die Steuererklärung notieren (30. April bzw. 30. Juni bei elektronischer Einreichung)

✓ Kassasturz durchführen

Zum Stichtag 31. Dezember müssen Sie einen Kassasturz machen – also den tatsächlichen Bargeldbestand in Ihrer Kassa zählen und mit dem Kassabuch abgleichen. Eventuelle Differenzen müssen dokumentiert und aufgeklärt werden. Erstellen Sie ein Kassasturz-Protokoll mit Datum, Soll- und Istbestand.

✓ Rechnungsnummern prüfen

Kontrollieren Sie, ob Ihre Rechnungsnummern lückenlos und fortlaufend vergeben wurden. Lücken in der Nummerierung können bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen. Wenn Sie Rechnungen storniert haben, dokumentieren Sie die Stornierung ordnungsgemäß – die Rechnungsnummer darf nicht erneut vergeben werden.

✓ Neues Jahr vorbereiten

Bereiten Sie sich auf das neue Geschäftsjahr vor:

  • Rechnungsnummernkreis: Legen Sie fest, wie Ihre Rechnungsnummern im neuen Jahr fortgeführt werden (z. B. RE-2024-001)
  • Preise überprüfen: Passen Sie Ihre Stundensätze und Materialpreise an die aktuelle Kostensituation an
  • Vorlagen aktualisieren: Prüfen Sie Ihre Angebots- und Rechnungsvorlagen auf Aktualität (Adresse, Bankdaten, AGB)
  • Steuertermine notieren: Tragen Sie alle UVA-Fristen und Steuererklärungsfristen in Ihren Kalender ein
  • Versicherungen prüfen: Kontrollieren Sie Ihre Betriebsversicherungen und passen Sie den Versicherungsschutz bei Bedarf an

Mit volvi gut vorbereitet ins neue Jahr

volvi hilft Ihnen, den Überblick zu behalten: Offene Rechnungen, Mahnungen, fortlaufende Rechnungsnummern und übersichtliche Auswertungen – alles an einem Ort. Starten Sie jetzt und machen Sie Ihre Buchhaltung fit für das neue Jahr.

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