Gutschriften und Stornorechnungen richtig erstellen
8. Oktober 2024 | 5 Min. Lesezeit
Eine Rechnung ist verschickt – und dann fällt ein Fehler auf. Oder der Kunde reklamiert einen Teil der Leistung. Jetzt brauchen Sie eine Gutschrift oder eine Stornorechnung. Doch was genau ist der Unterschied? Und worauf müssen Sie in Österreich achten? Dieser Artikel klärt auf.
Gutschrift vs. Stornorechnung: Der Unterschied
Die Begriffe „Gutschrift" und „Stornorechnung" werden im Alltag oft synonym verwendet – sind steuerlich aber zwei verschiedene Dinge:
Die Stornorechnung (Korrekturrechnung)
Eine Stornorechnung wird vom Rechnungsaussteller erstellt, um eine fehlerhafte oder strittige Rechnung ganz oder teilweise zu korrigieren. Sie hebt die ursprüngliche Rechnung auf oder reduziert den Rechnungsbetrag.
Typische Anlässe für eine Stornorechnung:
- Die Originalrechnung enthält einen Fehler (falscher Betrag, falsche Leistung)
- Der Kunde hat einen Teil der Ware zurückgeschickt
- Es wurde ein nachträglicher Rabatt gewährt
- Die Leistung wurde nicht oder nur teilweise erbracht
Die Gutschrift (im umsatzsteuerlichen Sinn)
Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt – nicht der Leistungserbringer. Das kommt in der Praxis vor allem bei Provisionsabrechnungen oder bei der Vergütung von Subunternehmern vor.
Wichtig: Seit einer Gesetzesänderung wird der Begriff „Gutschrift" oft fälschlich für Stornorechnungen verwendet. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie auf Ihren Dokumenten klar zwischen „Stornorechnung" und „Gutschrift" unterscheiden.
Wann verwende ich was?
| Situation | Richtiges Dokument |
|---|---|
| Fehler auf der Originalrechnung korrigieren | Stornorechnung + neue korrekte Rechnung |
| Nachträglicher Rabatt/Preisnachlass | Stornorechnung (Teilstorno) |
| Retoure/Rücksendung | Stornorechnung |
| Kunde stellt Rechnung für Sie aus (z.B. Provision) | Gutschrift |
| Auftrag komplett storniert | Stornorechnung (Vollstorno) |
Faustregel: In den meisten Fällen benötigen Sie eine Stornorechnung. Die umsatzsteuerliche Gutschrift ist ein Sonderfall, der vor allem in bestimmten Branchen vorkommt.
Pflichtangaben auf der Stornorechnung
Eine Stornorechnung muss in Österreich folgende Angaben enthalten:
- Eindeutige Bezeichnung: Das Dokument muss klar als „Stornorechnung" oder „Rechnungskorrektur" gekennzeichnet sein
- Eigene fortlaufende Nummer: Stornorechnungen erhalten eine eigene Nummer aus dem Rechnungsnummernkreis
- Verweis auf die Originalrechnung: Rechnungsnummer und Datum der ursprünglichen Rechnung müssen angegeben werden
- Stornierter Betrag: Der Betrag, der korrigiert wird (mit negativem Vorzeichen oder als Gutschriftsbetrag ausgewiesen)
- Alle üblichen Rechnungsangaben: Name, Anschrift, UID-Nummer etc. – wie bei einer normalen Rechnung
Beispiel einer korrekten Stornorechnung
Angenommen, Sie haben eine Rechnung über 1.200 € netto für Installationsarbeiten geschrieben, aber der Kunde hat einen Mangel reklamiert und Sie einigen sich auf einen Preisnachlass von 200 €:
- Stornorechnung Nr. SR-2024-0015
- Bezug auf: Rechnung RE-2024-0089 vom 01.10.2024
- Stornierter Betrag: -200,00 € netto
- USt 20%: -40,00 €
- Stornierter Bruttobetrag: -240,00 €
- Grund: Preisnachlass aufgrund Reklamation
Umsatzsteuer-Korrektur
Bei einer Stornorechnung muss auch die Umsatzsteuer korrigiert werden. Das hat Auswirkungen auf Ihre UVA (Umsatzsteuervoranmeldung):
- Beim Rechnungsaussteller: Die bereits gemeldete Umsatzsteuer wird um den Stornobetrag reduziert. Die Korrektur erfolgt in der UVA des Monats, in dem die Stornorechnung ausgestellt wird.
- Beim Rechnungsempfänger: Der bereits geltend gemachte Vorsteuerabzug muss um den entsprechenden Betrag reduziert werden.
Wichtig: Die Korrektur muss in dem Voranmeldungszeitraum erfolgen, in dem die Stornorechnung ausgestellt wird – nicht rückwirkend im Zeitraum der Originalrechnung.
Häufige Fehler bei Stornorechnungen
Diese Fehler sehen wir in der Praxis immer wieder:
Fehler 1: Originalrechnung einfach löschen
Eine bereits versendete Rechnung darf niemals einfach gelöscht oder geändert werden. Das verstößt gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Stattdessen muss immer eine Stornorechnung erstellt werden.
Fehler 2: Kein Verweis auf die Originalrechnung
Ohne den Verweis auf die ursprüngliche Rechnung kann das Finanzamt die Korrektur nicht nachvollziehen. Geben Sie immer die Rechnungsnummer und das Datum der Originalrechnung an.
Fehler 3: Falscher Steuersatz
Die Stornorechnung muss denselben Steuersatz verwenden wie die Originalrechnung. Hat sich der Steuersatz zwischenzeitlich geändert, gilt trotzdem der Satz der Originalrechnung.
Fehler 4: Bezeichnung als „Gutschrift"
Wenn Sie als Rechnungsaussteller eine Korrektur vornehmen, bezeichnen Sie das Dokument als „Stornorechnung" oder „Rechnungskorrektur" – nicht als „Gutschrift". Die Bezeichnung „Gutschrift" ist dem umsatzsteuerlichen Sonderfall vorbehalten.
Fehler 5: Fehlende Archivierung
Sowohl die Originalrechnung als auch die Stornorechnung müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Löschen Sie die Originalrechnung auf keinen Fall aus Ihrem System.
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