Von der Excel-Tabelle zum Rechnungsprogramm: 5 Gründe für den Umstieg
10. September 2024 | 5 Min. Lesezeit
Excel ist ein mächtiges Werkzeug – aber für die Rechnungsstellung ist es nicht gemacht. Viele Unternehmer in Österreich starten mit einer selbst gebastelten Excel-Vorlage und merken irgendwann, dass sie mehr Zeit mit der Verwaltung verbringen als mit ihrer eigentlichen Arbeit. Hier sind fünf handfeste Gründe, warum sich der Umstieg auf ein Rechnungsprogramm lohnt.
Grund 1: Automatische Berechnung und Nummerierung
In Excel müssen Sie Formeln selbst erstellen und pflegen. Wer schon einmal eine fehlerhafte SUMME-Formel übersehen hat, weiß, wie ärgerlich das sein kann. Noch problematischer: die fortlaufende Rechnungsnummer.
In Österreich sind Unternehmer verpflichtet, eine fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer zu vergeben. In Excel müssen Sie diese manuell vergeben und selbst darauf achten, dass keine Nummer doppelt vorkommt oder fehlt. Ein Rechnungsprogramm erledigt das automatisch.
Was in Excel schiefgehen kann:
- Formeln werden versehentlich überschrieben
- Rechnungsnummern werden doppelt vergeben
- USt-Berechnung stimmt nicht (z.B. bei gemischten Steuersätzen)
- Zellenformatierung verfälscht Beträge (z.B. gerundete Anzeige bei exakten Werten)
Ein Rechnungsprogramm berechnet Netto, Brutto und Umsatzsteuer automatisch – auch bei unterschiedlichen Steuersätzen auf einer Rechnung. Fehler sind praktisch ausgeschlossen.
Grund 2: Gesetzliche Pflichtangaben immer korrekt
Eine Rechnung in Österreich muss laut § 11 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Menge und Bezeichnung der Lieferung/Leistung
- Datum der Lieferung/Leistung
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- UID-Nummer (bei Rechnungen über 400 €)
In einer Excel-Vorlage müssen Sie selbst sicherstellen, dass alle Angaben vorhanden sind. Vergessen Sie beispielsweise die UID-Nummer, kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verlieren – und wird beim nächsten Auftrag möglicherweise zur Konkurrenz gehen.
Ein Rechnungsprogramm stellt sicher, dass alle Pflichtangaben automatisch auf jeder Rechnung erscheinen. Sie hinterlegen Ihre Firmendaten einmalig, und das Programm fügt sie bei jeder Rechnung korrekt ein.
Grund 3: Kundenverwaltung integriert
In Excel führen viele Unternehmer eine separate Kundenliste – wenn überhaupt. Die Kundendaten werden dann bei jeder neuen Rechnung manuell eingetippt. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern: Mal ist die Adresse veraltet, mal fehlt die UID-Nummer, mal wird der Firmenname falsch geschrieben.
In einem Rechnungsprogramm sind Kundendaten zentral gespeichert:
- Einmalige Eingabe: Sie erfassen die Kundendaten nur einmal und können sie für alle zukünftigen Rechnungen verwenden
- Schneller Zugriff: Beim Erstellen einer neuen Rechnung wählen Sie den Kunden einfach aus der Liste
- Kundenhistorie: Sie sehen sofort, welche Rechnungen und Angebote Sie diesem Kunden bereits geschickt haben
- Offene Posten: Sie erkennen auf einen Blick, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden
Grund 4: Statistiken und Auswertungen
Wie viel Umsatz haben Sie dieses Quartal gemacht? Welcher Kunde bringt den meisten Umsatz? Wie entwickeln sich Ihre Einnahmen im Vergleich zum Vorjahr? In Excel müssten Sie dafür Pivot-Tabellen erstellen und Daten aus verschiedenen Dateien zusammenführen.
Ein Rechnungsprogramm liefert diese Auswertungen automatisch:
- Umsatzübersicht: Monatlich, quartalsweise oder jährlich – auf einen Blick
- Kundenumsätze: Wer sind Ihre besten Kunden?
- Offene Rechnungen: Wie hoch sind Ihre Außenstände?
- USt-Zusammenfassung: Perfekt für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)
- Gewinn-Verlust-Übersicht: Einnahmen und Ausgaben im Vergleich
Diese Informationen helfen Ihnen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und Ihrem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern.
Grund 5: Zeitersparnis – 15 bis 20 Minuten pro Rechnung
Rechnen wir einmal ehrlich nach, wie lange die Erstellung einer Rechnung in Excel dauert:
| Arbeitsschritt | Excel | Rechnungsprogramm |
|---|---|---|
| Vorlage öffnen und anpassen | 3 Min. | entfällt |
| Kundendaten eintragen | 3 Min. | 10 Sek. (Auswahl) |
| Positionen erfassen | 5 Min. | 2 Min. (mit Artikelstamm) |
| Rechnungsnummer vergeben | 1 Min. | automatisch |
| Berechnung prüfen | 2 Min. | entfällt |
| Als PDF exportieren | 2 Min. | 1 Klick |
| E-Mail schreiben und versenden | 3 Min. | 1 Klick |
| Gesamt | ca. 19 Min. | ca. 3 Min. |
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Ehrlicher Vergleich: Wann reicht Excel?
Fairerweise muss man sagen: Für manche Situationen reicht Excel tatsächlich aus. Wenn Sie nur sehr wenige Rechnungen im Jahr schreiben (unter 10) und keine komplexen Anforderungen haben, kann eine Excel-Vorlage genügen.
Der Umstieg auf ein Rechnungsprogramm lohnt sich aber spätestens, wenn:
- Sie regelmäßig Rechnungen schreiben (mehr als 2-3 pro Monat)
- Sie den Überblick über offene Rechnungen verlieren
- Sie wiederkehrende Kunden haben und Stammkundenpreise verwalten möchten
- Ihr Steuerberater sich über unvollständige Unterlagen beschwert
- Sie gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllen möchten
- Sie auch Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen erstellen
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