Digitale Signatur: Dokumente vor Ort unterschreiben lassen
22. April 2024 | 4 Min. Lesezeit
Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Abnahmeprotokolle – viele Dokumente brauchen eine Unterschrift. Mit der digitalen Signatur sparen Sie sich Papier, Drucker und Ordner. Ihr Kunde unterschreibt direkt auf dem Tablet oder per Link – und das Dokument ist sofort archiviert.
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist das elektronische Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift. Der Unterzeichner bestätigt damit, dass er das Dokument gelesen und akzeptiert hat. Im Geschäftsalltag wird sie häufig bei Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Werkverträgen und Abnahmeprotokollen eingesetzt.
Wichtig: Nicht zu verwechseln mit der qualifizierten elektronischen Signatur (z. B. Handy-Signatur oder ID Austria), die für behördliche Dokumente vorgeschrieben ist. Für den normalen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen reicht eine einfache digitale Signatur in den meisten Fällen aus.
Rechtliche Gültigkeit in Österreich
In Österreich gilt die eIDAS-Verordnung der EU, die elektronische Signaturen rechtlich anerkennt. Grundsätzlich darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt. Das bedeutet:
- Für die meisten Geschäftsdokumente (Angebote, Aufträge, Lieferscheine) ist eine einfache digitale Signatur ausreichend
- Verträge, die keine besondere Formvorschrift erfordern, können elektronisch unterschrieben werden
- Die Unterschrift dient als Nachweis, dass der Kunde die Leistung bestätigt hat
Für Handwerker und Dienstleister ist das besonders praktisch: Der Kunde unterschreibt die Auftragsbestätigung oder den Lieferschein direkt vor Ort – ohne dass Sie ein Papierformular dabei haben müssen.
Typische Einsatzbereiche
Auftragsbestätigungen
Der Kunde bestätigt den Auftrag mit seiner Unterschrift – direkt beim Beratungsgespräch oder nach dem Aufmaß. Sie haben sofort einen verbindlichen Nachweis, dass der Auftrag erteilt wurde.
Lieferscheine und Abnahmeprotokolle
Nach Abschluss der Arbeiten unterschreibt der Kunde die Abnahme. Das schützt Sie bei späteren Reklamationen und dokumentiert, dass die Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde.
Stundenzettel
Bei Regiearbeiten kann der Auftraggeber die geleisteten Stunden direkt vor Ort bestätigen. Keine verlorenen Zettel, keine unleserliche Handschrift.
Die Vorteile auf einen Blick
- Kein Papier nötig: Sie brauchen keinen Drucker und keine Formulare auf der Baustelle
- Sofort archiviert: Das unterschriebene Dokument wird automatisch gespeichert und ist jederzeit abrufbar
- Rechtssicher: Die Unterschrift ist mit Zeitstempel dokumentiert
- Professioneller Eindruck: Digitale Prozesse wirken modern und organisiert
So funktioniert es in volvi
In volvi können Sie Dokumente auf zwei Arten unterschreiben lassen:
- Vor Ort auf dem Tablet oder Smartphone: Öffnen Sie das Dokument in der volvi App und lassen Sie Ihren Kunden direkt auf dem Bildschirm unterschreiben
- Per Link: Senden Sie dem Kunden einen Link per E-Mail. Er kann das Dokument einsehen und mit seiner Unterschrift bestätigen – bequem von jedem Gerät
In beiden Fällen wird die Unterschrift fest mit dem Dokument verknüpft und revisionssicher gespeichert. Sie finden das unterschriebene Dokument jederzeit im jeweiligen Projekt oder Kunden.
Jetzt volvi kostenlos testen
Lassen Sie Ihre Kunden Dokumente digital unterschreiben – vor Ort oder per Link.
KOSTENLOS TESTEN