Aufbewahrungspflicht in Österreich: Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzliche Grundlage: 7 Jahre nach BAO §132

Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in Österreich ist in der Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 geregelt. Dort heißt es sinngemäß:

Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

Konkret bedeutet das: Eine Rechnung vom März 2024 muss bis mindestens 31. Dezember 2031 aufbewahrt werden (7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres 2024).

Achtung: Verlängerte Fristen

In bestimmten Fällen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht:

• Laufende Betriebsprüfung: Solange eine Betriebsprüfung läuft, dürfen keine Unterlagen vernichtet werden – auch wenn die 7-Jahres-Frist abgelaufen ist
• Grundstücke und Gebäude: Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen 22 Jahre aufbewahrt werden (wegen der Vorsteuerberichtigung)
• Laufende Verfahren: Bei anhängigen Rechtsstreitigkeiten oder Finanzverfahren gilt eine erweiterte Aufbewahrungspflicht

Digitale Aufbewahrung: Seit 2012 erlaubt

Die gute Nachricht: Seit 2012 ist die digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Österreich ausdrücklich erlaubt. Sie müssen also nicht mehr Ordner um Ordner mit Papierbelegen im Keller stapeln.

Allerdings gelten für die digitale Archivierung bestimmte Anforderungen:

Anforderungen an die digitale Archivierung

• Vollständigkeit: Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen lückenlos archiviert werden
• Unveränderbarkeit: Die Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden können. Ein PDF auf der Festplatte reicht theoretisch – besser ist jedoch ein System mit Versionierung
• Lesbarkeit: Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Achten Sie auf gängige Dateiformate (PDF, nicht proprietäre Formate)
• Ordnung: Die Unterlagen müssen systematisch geordnet und innerhalb angemessener Zeit auffindbar sein
• Maschinelle Auswertbarkeit: Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt die Daten maschinell auswerten können

Originalform beachten

Ein wichtiger Grundsatz: Dokumente müssen in der Form aufbewahrt werden, in der sie empfangen oder erstellt wurden:

• Eine per E-Mail erhaltene Rechnung muss digital aufbewahrt werden – ein Ausdruck allein reicht nicht
• Eine per Post erhaltene Papierrechnung darf gescannt und digital aufbewahrt werden – das Original darf dann vernichtet werden

Strafen bei Verstößen

Die Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflichten kann ernsthafte Konsequenzen haben:

• Schätzung durch das Finanzamt: Wenn Sie bei einer Betriebsprüfung Unterlagen nicht vorlegen können, darf das Finanzamt Ihre Einkünfte schätzen. Diese Schätzung fällt in der Regel zu Ihren Ungunsten aus.
• Verlust des Vorsteuerabzugs: Ohne Eingangsrechnungen können Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
• Finanzstrafen: Bei vorsätzlicher Vernichtung von Unterlagen drohen Finanzstrafen gemäß dem Finanzstrafgesetz.
• Beweislastumkehr: Im Streitfall liegt die Beweislast bei Ihnen. Ohne Unterlagen können Sie Ihre Position nicht belegen.

Die konsequente Archivierung aller Geschäftsunterlagen ist also nicht nur eine lästige Pflicht, sondern schützt Sie im Ernstfall vor erheblichen finanziellen Nachteilen.