7 häufige Fehler auf Rechnungen und wie Sie sie vermeiden
Veröffentlicht am 14. August 2023
Eine fehlerhafte Rechnung kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern kann auch zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Besonders für Handwerker und Kleinunternehmer in Österreich ist es wichtig, dass jede Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wir zeigen Ihnen die sieben häufigsten Fehler auf Rechnungen – und wie Sie diese ganz einfach vermeiden können.
1. Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer
Jede Rechnung in Österreich muss eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer enthalten. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der eindeutigen Identifizierung. Häufig passiert es, dass Rechnungsnummern doppelt vergeben werden – besonders wenn Rechnungen manuell in Word oder Excel erstellt werden.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Verwenden Sie ein Rechnungsprogramm wie volvi, das automatisch fortlaufende Rechnungsnummern vergibt. So können keine Lücken oder Dopplungen entstehen.
2. Falsche oder fehlende UID-Nummer
Bei Rechnungen über 400 € brutto ist die Angabe der UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Rechnungsausstellers Pflicht. Bei Rechnungen über 10.000 € brutto muss zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers angegeben werden. Ein häufiger Fehler: Die UID-Nummer wird vergessen oder ist veraltet.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Hinterlegen Sie Ihre UID-Nummer einmalig in Ihrem Rechnungsprogramm. Prüfen Sie bei Neukunden, ob deren UID-Nummer gültig ist – das geht kostenlos über die VIES-Datenbank der EU.
3. Fehlender Leistungszeitraum
Viele Unternehmer vergessen, den Leistungszeitraum oder den Zeitpunkt der Lieferung auf der Rechnung anzugeben. Dabei ist diese Angabe in Österreich Pflicht, wenn das Leistungsdatum vom Rechnungsdatum abweicht. Ohne Leistungszeitraum kann der Empfänger den Vorsteuerabzug verlieren.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Geben Sie immer den Zeitraum der erbrachten Leistung an – zum Beispiel „Leistungszeitraum: 01.07.2023 – 31.07.2023" oder „Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum".
4. Falsche Umsatzsteuer-Berechnung
In Österreich gibt es verschiedene Umsatzsteuersätze: 20 % (Normalsteuersatz), 13 % (z. B. für Beherbergung) und 10 % (z. B. für Lebensmittel). Ein häufiger Fehler ist die Anwendung des falschen Steuersatzes oder eine falsche Berechnung des Steuerbetrags. Besonders bei gemischten Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen kommt es oft zu Fehlern.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Prüfen Sie genau, welcher Steuersatz für Ihre Leistungen gilt. Ein digitales Rechnungsprogramm berechnet die Umsatzsteuer automatisch und korrekt.
5. Fehlende Pflichtangaben bei Kleinbetrags- und Großbetragsrechnungen
Rechnungen bis 400 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) benötigen weniger Angaben als reguläre Rechnungen. Bei Rechnungen über 10.000 € brutto müssen dagegen zusätzliche Angaben wie die UID-Nummer des Empfängers enthalten sein. Viele Unternehmer kennen diese Unterschiede nicht und erstellen Rechnungen mit zu vielen oder zu wenigen Angaben.
- Bis 400 € brutto: Vereinfachte Rechnung ohne UID-Nummer und ohne Empfängerangaben möglich
- 400 € bis 10.000 € brutto: Alle Pflichtangaben inkl. UID-Nummer des Ausstellers
- Über 10.000 € brutto: Zusätzlich UID-Nummer des Empfängers erforderlich
6. Unleserliche oder unvollständige Adressen
Name und vollständige Anschrift – sowohl des Rechnungsausstellers als auch des Empfängers – sind Pflichtangaben auf jeder Rechnung über 400 €. Häufige Fehler sind abgekürzte Firmennamen, fehlende Hausnummern oder veraltete Adressen. Eine fehlerhafte Adresse kann dazu führen, dass die Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt wird.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Pflegen Sie Ihre Kundendaten sorgfältig. In volvi können Sie Kundenstammdaten zentral verwalten – einmal angelegt, werden sie automatisch in jede neue Rechnung übernommen.
7. Falsches Rechnungsdatum
Das Rechnungsdatum ist nicht nur eine Formalität – es bestimmt, in welchem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer abzuführen ist. Ein falsches Datum kann zu Problemen bei der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) führen. Besonders zum Jahreswechsel ist Vorsicht geboten: Eine Rechnung mit dem Datum 2. Jänner, die eigentlich eine Dezember-Leistung betrifft, kann steuerliche Konsequenzen haben.
So vermeiden Sie diesen Fehler: Erstellen Sie Rechnungen zeitnah nach Erbringung der Leistung. Achten Sie besonders am Monats- und Jahresende darauf, dass das Rechnungsdatum korrekt ist.
Fehlerfreie Rechnungen mit volvi
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